Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in deze verklaring is CaptureTech Belgium BV, Nijverheidsstraat 72, bus Unit 1A, 2160 Wommelgem, België, ondernemingsnummer 0688.736.622 (btw BE0688736622), hierna "CaptureTech" of "wij".

Met vragen over privacy kun je terecht op info.be@capturetech.com of per post op het adres hierboven. CaptureTech heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

2. Verantwoordelijke en verwerker

Voor de website, het contactformulier en de PrinterVision-accounts waarmee mensen zich aanmelden (op account.printer.vision), is CaptureTech verwerkingsverantwoordelijke. Een account is van de persoon zelf, niet van de werkgever: het kan bij meerdere klanten horen. De gegevens die een klant in zijn eigen PrinterVision-omgeving zet - zijn printers, vestigingen, gebruikers met hun rollen, en hun activiteit - zijn van die klant: daar verwerkt CaptureTech persoonsgegevens in opdracht van de klant, als verwerker, volgens de overeenkomst met de klant, waar een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) bij hoort. Klanten kunnen ons om een kopie vragen. Gebruik je PrinterVision via je werkgever, dan is je werkgever de verantwoordelijke voor die gegevens en het eerste aanspreekpunt voor je rechten.

3. Wat we verwerken, waarom en op welke grond

Het contactformulier

Als je het formulier op onze contactpagina verstuurt, ontvangen we je naam, bedrijf, zakelijk e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, het onderwerp, het aantal printers en je bericht. Ze worden per e-mail naar ons verkoopteam (sales.be@capturetech.com) gestuurd en niet in een database van PrinterVision bewaard. We gebruiken ze alleen om je aanvraag te beantwoorden, bijvoorbeeld om een demo in te plannen of een offerte te maken.

Rechtsgrond: maatregelen op jouw verzoek voor het sluiten van een overeenkomst (AVG art. 6, lid 1, b) en, als je namens een bedrijf schrijft, ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden (art. 6, lid 1, f).

Accounts en aanmelden

Je meldt je aan op account.printer.vision met een PrinterVision-account (je e-mailadres, een wachtwoord en een tweede stap) of met het Microsoft-account van je bedrijf. Per account bewaren we:

• je naam, e-mailadres en taal, wanneer het account is aangemaakt en wanneer het adres is bevestigd;
• je wachtwoord, alleen als hash in één richting, waaruit het wachtwoord niet terug te halen is;
• je tweede stappen: passkeys (alleen hun publieke sleutel), het geheim van een authenticator-app (versleuteld) en eenmalige herstelcodes (gehasht). Codes die we je mailen, bewaren we gehasht en ze vervallen na 10 minuten;
• als je Microsoft gebruikt: de kenmerken van je Microsoft-account en je directory. Je Microsoft-wachtwoord krijgen we nooit;
• de klanten waar je bij hoort en of je daar beheerder bent;
• de beveiligingsgebeurtenissen van het account (aanmeldingen, mislukte pogingen, blokkeringen, verstuurde codes), met het IP-adres waar ze vandaan kwamen.

In de omgeving van elke klant houdt PrinterVision daarnaast je rol bij, de vestigingen die je mag zien en wanneer je je laatst hebt aangemeld. Aanmeldcodes en uitnodigingen mailen we je via Microsoft Azure Communication Services.

Als een bedrijf een gratis proef start, leggen we de bedrijfsnaam, het land en de eerste vestiging vast, wie zich registreerde, en wie welke versie van de gebruiksvoorwaarden en de verwerkersovereenkomst aanvaardde, wanneer en vanaf welk IP-adres. Aanvaardt een beheerder later een nieuwere versie in de toepassing, dan leggen we vast wie dat deed en wanneer.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst met jou en met de klant (art. 6, lid 1, b) en ons gerechtvaardigd belang om alleen bevoegde personen toegang te geven en accounts veilig te houden (art. 6, lid 1, f).

Bewerkingslogboek en beveiligingslogboeken

Elke wijziging in de omgeving van een klant komt in het bewerkingslogboek, met het tijdstip, de handeling, de printer en de naam van de gebruiker die ze uitvoerde. Aanmeldingen en geweigerde aanmeldingen worden gelogd met het IP-adres waar ze vandaan kwamen. Werkt de support van CaptureTech in de omgeving van een klant, dan staat dat in hetzelfde logboek, onder de eigen naam van de supportmedewerker. De toepassing houdt daarnaast technische logboeken bij om de dienst te laten draaien en te beveiligen; wat je in het contactformulier invult, komt daar bewust niet in.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang en dat van de klant bij beveiliging, verantwoording en het opsporen van fouten (art. 6, lid 1, f).

4. Wie de gegevens ontvangt

We werken met deze verwerkers, telkens met een verwerkersovereenkomst:

Een klant kan in plaats daarvan een eigen mailserver instellen (Configuration → E-mail). Zijn meldingen en rapporten gaan dan via die server, niet via Azure Communication Services. Aanmeldcodes, uitnodigingen en mails over de proef en het abonnement gaan altijd via Azure Communication Services.

Binnen CaptureTech zien alleen de mensen die ze nodig hebben de gegevens: verkoop voor contactaanvragen, support en beheer voor de dienst. We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor reclame.

5. Doorgifte buiten de EU

We houden persoonsgegevens in de EU: de toepassing, de aanmelddienst, hun databases en de e-mail die we versturen (Azure Communication Services, gegevenslocatie Europa) draaien in de Europese datacenters van Microsoft. Waar Microsoft beperkte gegevens buiten de EU verwerkt, gebeurt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• Contactaanvragen: tot 2 jaar na het laatste contact.
• De omgeving van een klant, met zijn gebruikers en hun rollen: zolang de overeenkomst loopt. Bij het einde sluiten we de omgeving, en 30 dagen na het sluiten wordt ze gewist. Exporteer je gegevens voor het einde als je ze wilt bewaren.
• Gratis proeven die geen overeenkomst worden: verwijderd 90 dagen na het einde van de proef, na twee aankondigingen per e-mail.
• Je PrinterVision-account: zolang het bestaat. Haalt een klant je weg, of wordt zijn omgeving verwijderd, dan heb je geen toegang meer tot die klant, maar het account blijft, want het kan bij andere klanten horen. We verwijderen het als je erom vraagt.
• Bewerkingslogboek: ingesteld door elke klant; standaard worden regels na 4 weken verwijderd.
• Technische logboeken van de dienst: het applicatielogboek van elke toepassing, dat doorlopend overschreven wordt (hoogstens 35 MB). Het bevat technische meldingen, ook de IP-adressen van printers en collectors die verbinden of geweigerd worden.
• Back-ups van de databases: 35 dagen. Wat in PrinterVision verwijderd is, is daarna ook uit de back-ups verdwenen.

7. Je rechten

Je hebt het recht op inzage in je persoonsgegevens, op verbetering of wissing, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid, en om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Steunt een verwerking op toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Om je rechten uit te oefenen, mail je naar info.be@capturetech.com; we antwoorden binnen een maand. Gaat het om gegevens in de PrinterVision-omgeving van je werkgever, dan geven we je verzoek door aan je werkgever.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder van het land waar je woont of werkt (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens).

We nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, en we maken geen profielen van bezoekers.

8. Cookies

printer.vision, PrinterVision en de aanmelddienst (account.printer.vision) gebruiken alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken: om je aangemeld te houden, om een instelling te onthouden die je koos, en om formulieren en het aanmelden tegen vervalsing te beschermen. Er zijn geen analyse-, reclame- of trackingcookies, en geen cookies van derden op de publieke site. Strikt noodzakelijke cookies vragen geen toestemming; daarom zie je geen cookiebanner.

Als je wisselt tussen Engels en Nederlands, onthoudt de site je scrollpositie in de sessieopslag van je browser, voor die ene paginalading; ze verlaat je browser nooit en wordt gewist zodra ze gelezen is. Sluit je de vraag om de compatibiliteitscheck te doen, dan onthoudt de lokale opslag van je browser dat 30 dagen, zodat de vraag wegblijft. De printers die je in de compatibiliteitscheck zet, blijven in de sessieopslag van je browser tot je het tabblad sluit, zodat de gratis proef ze kan meenemen. In de toepassing bewaart de lokale opslag een paar weergavevoorkeuren (de kolommen en filters van de printerlijst, een weggeklikte opstartlijst). Niets hiervan verlaat je browser, behalve de printers die je meeneemt naar een gratis proef.

9. Wijzigingen

We werken deze verklaring bij als er iets verandert in wat we met persoonsgegevens doen. De datum bovenaan toont de geldende versie. Hoe we de dienst beveiligen, lees je op de beveiligingspagina; onze bedrijfsgegevens staan op de juridische pagina.